ಈ ಅಂಕಣದಲ್ಲಿ ವ್ಯಾವಹಾರಿಕ ಪತ್ರ (ಅರ್ಜಿ ಬರವಣಿಗೆ) ಬರೆಯುವ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿಯೋಣ.
ಹಂತಗಳು ಯಾವುವು ಎಂದು ನೋಡೋಣ.
ಪ್ರಥಮ ಹಂತ :-
ಬರೆಯುವವರ ವಿಳಾಸವು / ಶಿರೋನಾಮೆಯು ( ಲೆಟರ್ ಹೆಡ್'ನಲ್ಲಿ ಇದ್ದರೆ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಮಾತ್ರ ಸೂಚಿಸಿದರೆ ಸಾಕು. ಮುದ್ರಿತ ವಿಳಾಸವಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಪತ್ರದ ಬಲಭಾಗದಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಎಡಭಾಗದಲ್ಲಿ ವಿಳಾಸ / ಬರೆಯಬೇಕು.
ಎರಡನೆಯ ಹಂತ :-
ಯಾರಿಗೆ ಪತ್ರ ಬರೆಯುತ್ತೇವೆಯೋ ಅವರ ವಿಳಾಸವನ್ನು ಎಡಭಾಗದಲ್ಲಿ ಬರೆಯಬೇಕು.
ಮೂರನೆಯ ಹಂತ :-
ಮಾನ್ಯರೆ ಅಥವಾ ಮಹನೀಯರೆ ಎಂದು ಸಂಬೋಧಿಸಬೇಕು.
ನಾಲ್ಕನೆಯ ಹಂತ :-
ಇಲ್ಲಿ ಪತ್ರದ ವಿಷಯವಿರಬೇಕು. ಖಾಸಗಿ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ವಿಷಯ ಎಂಬ ಹಂತ ಇರುವುದಿಲ್ಲ. ಪತ್ರದ ಸಾರವನ್ನು ಮೂರು ನಾಲ್ಕು ಪದಗಳಲ್ಲಿ ಹೇಳುವ ಕ್ರಮವಿದು.
ಐದನೆಯ ಹಂತ :-
ಇಲ್ಲಿ ಪತ್ರದ ಒಡಲು ಬರಬೇಕು. ಒಡಲು ಪತ್ರದ ಅತಿಮುಖ್ಯಭಾಗ. ವಿಷಯವನ್ನು ವಿವರಿಸುವುದು ಇಲ್ಲಿಯೇ. ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಹೇಳಬೇಕಾದ ವಿಷಯವನ್ನು ಪೂರ್ತಿಯಾಗಿ ಇಲ್ಲಿ ಬರೆಯಬೇಕು.
ಆರನೆಯ ಹಂತ :-
'ವಂದನಾಪೂರ್ವಕ' , 'ವಂದನೆಗಳೊಂದಿಗೆ' ಎಂದು ಬರೆಯಬೇಕು. ಈ ಪದದೊಂದಿಗೆ ಪತ್ರದ ಮುಕ್ತಾಯವಾಗಬೇಕು. ವ್ಯಾವಹಾರಿಕ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಬಳಸುವ ಪದಗಳೆಂದರೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು, ವಂದನೆಗಳೊಂದಿಗೆ.
ಏಳನೆಯ ಹಂತ :-
ಪತ್ರದ ಕೊನೆಗೆ ಬಲಭಾಗದಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ನಂಬುಗೆಯ/ನಿಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ ಎಂದು ಬರೆದು ಅದರ ಕೆಳಗೆ ಸಹಿ ಹಾಕಬೇಕು. (ಸಹಿ ಮಾಡಿದ ಅನಂತರ ತಮ್ಮ ಹುದ್ದೆಯ ಮೊಹರು ಇದ್ದರೆ ಹಾಕಬೇಕು.)
ವಿಳಾಸವನ್ನು ೨ ನೆಯ ಹಂತದಲ್ಲಿ ಬರೆದಂತೆಯೇ ಲಕೋಟೆಯ ಮೇಲೆಯೂ ಬರೆಯಬೇಕು.
ಮಾದರಿ ಅರ್ಜಿ ಪತ್ರ
ಹಾಳಾಗಿರುವ ರಸ್ತೆಯನ್ನು ದುರಸ್ತಿಗೊಳಿಸಲು ಗ್ರಾಮ ಪಂಚಾಯಿತಿಯವರಿಗೆ ಬರೆದ ಮನವಿಪತ್ರ
×××××××,
ಗ್ರಾಮಸ್ಥ,
ಮಾಲ್ಗುಡಿ ಅಗ್ರಹಾರ,
ತಿತ್ಲಿಪುರ.
ಇವರಿಗೆ
ಅಧ್ಯಕ್ಷರು,
ಗ್ರಾಮ ಪಂಚಾಯಿತಿ,
ಮಾಲ್ಗುಡಿ ಅಗ್ರಹಾರ.
ಮಾನ್ಯರೇ,
ವಿಷಯ: ಹಾಳಾಗಿರುವ ರಸ್ತೆಯನ್ನು ದುರಸ್ತಿ ಮಾಡಿಸುವ ಬಗ್ಗೆ.
ಈ ವರ್ಷ ನಮ್ಮ ತಿತ್ಲಿಪುರದಲ್ಲಿ ಅತಿವೃಷ್ಟಿಯಿಂದಾಗಿ ರಸ್ತೆಗಳೆಲ್ಲಾ ಹಾಳಾಗಿವೆ ರಸ್ತೆಯಲ್ಲಿ ಹೊಂಡಗುಂಡಿಗಳು ಉಂಟಾಗಿವೆ. ರಸ್ತೆಯಲ್ಲಿ ಸರಾಗವಾಗಿ ನಡೆದಾಡಲು ಆಗುತ್ತಿಲ್ಲ. ರಾತ್ರಿಯ ವೇಳೆ ನಡೆದಾಡುವಾಗ ಹಲವರು ಬಿದ್ದು ಕೈಕಾಲು ಮುರಿದುಕೊಂಡಿದ್ದಾರೆ. ಇದರಿಂದ ಭಯದ ಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ಸಾರ್ವಜನಿಕರಿದ್ದಾರೆ. ಈ ವಿಚಾರ ತಮ್ಮ ಗಮನಕ್ಕೂ ಬಂದಿದೆ. ಆದರೆ ಯಾವ ಕ್ರಮವನ್ನೂ ಕೈಗೊಳ್ಳದಿರುವುದು ಬೇಸರ ತಂದಿದೆ.
ಇನ್ನಾದರೂ ಗಮನಹರಿಸಿ ಸೂಕ್ತ ಕ್ರಮ ಕೈಗೊಂಡು, ಹಾಳಾಗಿರುವ ರಸ್ತೆಗಳನ್ನು ಸರಿಪಡಿಸಿ ಅನುಕೂಲ ಮಾಡುವಿರೆಂದು ನಿರೀಕ್ಷಿಸುತ್ತೇನೆ. ಇದರೊಂದಿಗೆ ಸಾರ್ವಜನಿಕರಿಂದ ಸಹಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದ ದಾಖಲೆ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸಲಾಗಿದೆ.
ವಂದನೆಗಳೊಂದಿಗೆ,
( ×××××××× )
